Was kostet individuelle Software?

Die Preisspannen im Überblick

Eine pauschale Antwort gibt es nicht, denn Software wird nach Aufwand gebaut. Marktübersichten aus dem DACH-Raum nennen aber Richtwerte. Ein Ratgeber eines Softwareunternehmens aus Tirol ordnet die Kosten so ein (alloq.digital, 2026):

Projekttyp	Entwicklung (einmalig)	Laufende Kosten pro Jahr
MVP / kleine Lösung	5.000–30.000 €	1.000–7.500 €
KMU-Portal / mittleres Projekt	30.000–80.000 €	4.500–20.000 €
Komplexe Plattform	ab 200.000 €	ab 30.000 €

Diese Werte sind Orientierungshilfen und keine Festpreise. Ein internes Tool, das zwei Programme verbindet, kostet einen Bruchteil eines Kundenportals mit Bezahlfunktion und App.

Wovon der Preis abhängt

Aufwand mal Stundensatz

Am Ende zählen die benötigten Stunden und der Stundensatz. Freiberufliche Softwareentwickler in Deutschland verlangen laut freelancermap im Median 90 € pro Stunde netto. Die Hälfte der Profile liegt zwischen 80 und 100 € (Stand September 2026, Angebotspreise aus Profilen, freelancermap). Für qualifizierte Entwicklungsdienstleister im deutschsprachigen Raum nennt ein Fachportal etwa 100 bis 180 € pro Stunde (erp-software.org).

Die wichtigsten Preistreiber

1. Funktionsumfang: Jede Funktion und jeder Sonderfall braucht Zeit, für Entwicklung und für Tests.
2. Schnittstellen: Anbindungen an Buchhaltung, Shop, CRM oder ERP sind oft aufwendiger als die eigentliche Oberfläche.
3. Nutzer und Rechte: Rollen, Freigaben und Protokolle erhöhen den Aufwand.
4. Datenschutz und Sicherheit: Personenbezogene Daten erfordern saubere Zugriffskonzepte und eine sichere Speicherung.
5. Plattformen: Eine Web-Anwendung ist günstiger als zusätzlich native Apps für iOS und Android.
6. Datenübernahme: Bestehende Daten aus Excel oder Altsystemen müssen bereinigt und übernommen werden.
7. Unklare Anforderungen: Was am Anfang nicht geklärt ist, wird später teuer. Der zitierte Ratgeber empfiehlt deshalb einen Budgetpuffer von 15–20 % (alloq.digital).

Laufende Kosten: Wartung gehört dazu

Software ist nach dem Livegang nicht „fertig“. Betriebssysteme, Browser, Bibliotheken und angebundene Dienste ändern sich, außerdem werden Sicherheitslücken bekannt. Als Faustregel nennen mehrere Quellen jährlich etwa 15–25 % der Entwicklungskosten für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung (alloq.digital, erp-software.org).

Ein Rechenbeispiel: Bei 40.000 € Entwicklungskosten entspricht das 6.000 bis 10.000 € pro Jahr. Darin stecken typischerweise:

• Hosting, Überwachung und Backups
• Sicherheitsupdates für Frameworks und Bibliotheken
• Anpassungen an geänderte Schnittstellen
• Fehlerbehebung und kleine Verbesserungen

Vergleichen Sie Angebote deshalb über mehrere Jahre und nicht nur nach dem Entwicklungspreis.

Mit Konzept und MVP das Risiko senken

Erst verstehen, dann bauen

Am Anfang steht ein kurzer Konzept- oder Discovery-Schritt: Abläufe aufnehmen, Anforderungen priorisieren und einen Klick-Prototyp erstellen. Danach lässt sich der Aufwand belastbar schätzen, oft sogar als Festpreis. Am Markt werden solche Discovery-Sprints zum Beispiel ab 3.500 € angeboten (wavect, Österreich).

Klein starten

Ein MVP (Minimum Viable Product) ist die kleinste Version, die im Alltag schon echten Nutzen bringt. Ihr Team testet früh, und weitere Funktionen kommen in Etappen dazu, und zwar nur die, die sich in der Praxis als nötig erweisen. Typische KMU-Projekte dauern laut der zitierten Übersicht drei bis sechs Monate (alloq.digital).

Festpreis oder nach Aufwand?

Ein Festpreis eignet sich bei klar beschriebenem Umfang. Er gibt Ihnen Budgetsicherheit. Eine Abrechnung nach Aufwand ist flexibler, wenn sich Anforderungen erst im Projekt klären. Ein bewährter Mittelweg: ein Festpreis je Etappe mit klar definiertem Ergebnis.

Kaufen oder selbst entwickeln?

Nicht jede Aufgabe braucht eigene Software. Oft gibt es fertige Standardlösungen.

	Standardsoftware	Individuelle Software
Anfangskosten	niedriger	höher
Verfügbarkeit	sofort	nach der Entwicklung
Passgenauigkeit	deckt meist einen Großteil ab	genau auf Ihre Abläufe zugeschnitten
Updates	durch den Hersteller	Wartung durch Sie bzw. Ihren Dienstleister
Abhängigkeit	vom Hersteller, seinen Lizenzen und Preisen	vom Dienstleister, außer Sie besitzen Quellcode und Dokumentation

Individuelle Software ist laut erp-software.org vor allem dann sinnvoll, wenn ein Prozess einen echten Wettbewerbsvorteil darstellt. Ein komplettes ERP-System selbst zu entwickeln, lohnt sich dagegen nur selten. Häufig ist ein Mittelweg am wirtschaftlichsten: Standardsoftware nutzen und gezielt mit Schnittstellen oder kleinen Zusatz-Tools ergänzen.

Checkliste für Angebote

• Ist der Umfang schriftlich beschrieben, auch das, was nicht enthalten ist?
• Wem gehören Quellcode und Nutzungsrechte? Gibt es eine Dokumentation?
• Wie werden Änderungswünsche während des Projekts abgerechnet?
• Was kosten Hosting, Wartung und Support pro Jahr?
• Wo werden die Daten gespeichert, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
• Wie laufen Tests und Abnahme ab?