Nextcloud statt Microsoft 365? Der Vergleich

Zwei Wege zum gleichen Ziel

Microsoft 365 und Nextcloud lösen ähnliche Aufgaben: Dateien teilen, gemeinsam an Dokumenten arbeiten, Termine planen und Videocalls führen. Der grundlegende Unterschied liegt im Betriebsmodell:

• Microsoft 365 ist ein Cloud-Dienst, den Microsoft selbst betreibt. Sie mieten Lizenzen pro Nutzer und Monat.
• Nextcloud ist Open-Source-Software unter der Lizenz AGPL (Nextcloud). Sie läuft auf einem Server Ihrer Wahl: im eigenen Büro, bei einem Hoster oder betreut von einem IT-Dienstleister.

Beides kann für kleine und mittlere Unternehmen die richtige Wahl sein. Entscheidend ist, was Ihnen wichtiger ist: maximaler Komfort im Microsoft-Ökosystem oder die Kontrolle darüber, wo Ihre Daten liegen.

Datenhoheit und DSGVO

Microsoft 365

Microsoft hat sich verpflichtet, Kundendaten von Microsoft 365 innerhalb der sogenannten EU Data Boundary zu speichern und zu verarbeiten. Die Grenze umfasst die Länder der EU und der EFTA. Microsoft dokumentiert dabei auch die Fälle, in denen Daten weiterhin außerhalb dieser Grenze übertragen werden (Microsoft Learn).

Zugleich ist Microsoft ein US-Konzern. Manche Branchen und Auftraggeber stellen deshalb Fragen dazu, welchem Recht der Anbieter unterliegt. Das sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten einordnen.

Nextcloud

Bei Nextcloud bestimmen Sie den Speicherort selbst, zum Beispiel ein Rechenzentrum in Deutschland. Mit dem Hoster oder Dienstleister, der die Instanz betreibt, schließen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Datenhoheit bringt aber auch Verantwortung mit sich: Updates, Backups, Überwachung und Absicherung des Servers müssen fest geregelt sein, entweder bei Ihnen oder bei einem Dienstleister.

Hinweis: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Ob ein Dienst für Ihre Daten zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab.

Funktionen im Vergleich

Aufgabe	Microsoft 365 (Business-Pläne)	Nextcloud
Dateien & Freigaben	OneDrive mit 1 TB pro Nutzer, dazu SharePoint	Nextcloud Files. Der Speicher hängt vom Server bzw. Paket ab
E-Mail	Exchange-Postfach mit eigener Domain (Business Basic: 50 GB)	Nextcloud Mail ist ein E-Mail-Programm. Das Postfach selbst liegt bei einem Mail-Anbieter
Kalender & Kontakte	Outlook / Exchange	Nextcloud Groupware
Chat & Videocalls	Microsoft Teams	Nextcloud Talk
Office-Dokumente	Web-Apps in allen Plänen, Desktop-Apps z. B. ab Business Standard	Online-Office im Browser, etwa auf Basis von Collabora Online

Quellen: Microsoft Learn – Microsoft 365 for business, Microsoft Learn – Business Premium FAQ, Nextcloud.

Zwei Punkte, die oft übersehen werden:

• E-Mail: Wer von Microsoft 365 zu Nextcloud wechselt, braucht für die Postfächer einen eigenen Mail-Dienst. Das sollten Sie von Anfang an mitplanen.
• Office-Dateien: Auch mit Nextcloud können Sie Dateien lokal mit installierten Programmen bearbeiten, etwa mit LibreOffice oder Microsoft Office. Der Desktop-Client synchronisiert die Änderungen.

Die Business-Pläne von Microsoft 365 sind für Organisationen mit bis zu 300 Nutzern ausgelegt. Darüber sind Enterprise-Pläne vorgesehen (Microsoft Learn).

Kosten: Lizenz gegen Betrieb

Microsoft 365

Sie zahlen einen festen Preis pro Nutzer und Monat. Dieser hängt vom Plan und von der Laufzeit ab. Weil Microsoft die Preise gelegentlich anpasst, prüfen Sie den aktuellen Stand am besten direkt in der offiziellen Preisübersicht. Einrichtung, Umzug, Schulung und die laufende Betreuung (Benutzer, Rechte, Sicherheit) sind darin nicht enthalten.

Nextcloud

Für die Software selbst fallen keine Lizenzkosten pro Nutzer an. Die Kosten entstehen durch den Betrieb: Server oder Hosting, Einrichtung, Updates, Backups und Support. Der Hersteller bietet zusätzlich Enterprise-Abos an. Laut Preisliste richten sie sich an Installationen ab 100 Nutzern, die Variante „Standard“ beginnt bei 71,29 € pro Nutzer und Jahr netto (Nextcloud). Für kleinere Teams bieten Hoster und IT-Dienstleister betreute Nextcloud-Instanzen mit festem Preis pro Nutzer an.

Fair vergleichen: Rechnen Sie bei beiden Lösungen mit den Gesamtkosten über mehrere Jahre, also Lizenzen oder Hosting plus Einrichtung, Umzug und Betreuung. Wer nur die Lizenzpreise vergleicht, unterschätzt meist die laufende Arbeit.

Wann passt was?

Microsoft 365 passt eher, wenn …

• Ihr Team intensiv mit Word, Excel und Outlook auf dem Desktop arbeitet, zum Beispiel mit Makros oder komplexen Vorlagen,
• Ihre Kunden und Partner überwiegend über Teams kommunizieren,
• Sie bereits weitere Microsoft-Dienste wie Entra ID oder Intune nutzen,
• Sie sich um keinerlei Server-Infrastruktur kümmern möchten.

Nextcloud passt eher, wenn …

• Sie selbst bestimmen wollen, in welchem Rechenzentrum Ihre Daten liegen,
• Sie die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter verringern möchten,
• Sie mit sensiblen Daten arbeiten, etwa von Mandanten, Patienten oder Mitarbeitenden, und Ihnen die Kontrolle darüber wichtig ist,
• im Alltag Dateiablage, Kalender und Videocalls im Vordergrund stehen und keine komplexen Office-Automatisierungen.

Beides kombinieren

Ein Entweder-oder ist nicht nötig. Manche Unternehmen nutzen Nextcloud als zentrale Dateiablage und arbeiten weiterhin mit lokal installierten Office-Programmen. Microsoft bietet dafür mit „Microsoft 365 Apps for business“ einen eigenen Plan nur mit den Office-Anwendungen an (Microsoft Learn). Auch ein schrittweiser Umstieg, Abteilung für Abteilung, ist möglich.

Umstieg planen: fünf Schritte

1. Bestandsaufnahme: Welche Daten, Postfächer, Teams-Kanäle und Freigaben gibt es heute?
2. E-Mail klären: Wo liegen die Postfächer künftig, und wie werden sie umgezogen?
3. Rechte abbilden: Gruppen und Freigaben sauber übernehmen, nicht einfach alles für alle öffnen.
4. Betrieb regeln: Wer übernimmt Updates, Backups und Überwachung, und wie schnell reagiert der Support?
5. Pilot und Einweisung: Erst eine kleine Gruppe umstellen, Erfahrungen sammeln, dann das ganze Team schulen.